二次会の幹事を依頼する時に気をつけること

二次会幹事を依頼したい！そんなとき…

多忙な人や子育て中の主婦はNG！複数の人を選ぶことがポイント

相手の気持ちを考えて行動するのがベターです

新郎新婦にとっては結婚式や披露宴と同じくらい大切な二次会。かといって、自分達で準備するのは難しいもの。幹事を誰かにお願いしたい、でもこれも誰でもいいというわけではありません。なぜなら、二次会が成功するか否かは幹事の腕にかかっているといっても過言ではないからです。しかし、みんな忙しいのでなかなか頼みづらいもの。どんなタイミングでどんなことに注意して幹事をお願いすればよいのでしょうか。

まずは誰にお願いするか決めること。二次会の準備は約2〜3ヶ月はかかりますので、たとえ新郎新婦の親友や普段からつきあいのある仲間であっても、日々多忙な人にお願いするのはやはり避けた方がいいでしょう。また子育て真っ最中の主婦もNG。いずれにしてもまずは本人のここ最近のスケジュールを聞いた上で、お願いするのがベストです。お願いするときは、できれば2人揃って丁寧にお願いを。「当然やってくれるよね？」という態度と「忙しい中、本当にすみませんが宜しくお願いします」といった態度では、相手の印象も全く違い、それによって引き受けてくれるかどうかが決まるといってもいいでしょう。

幹事は複数の人にお願いするのがおすすめ。会場選びから企画、予算決めや招待状発送など、幹事の仕事はとても多く、1人でやるより複数で行うほうが効率がいいからです。ただし、あまり人数が多すぎても意見が分かれるので、新郎、新婦ともに2名ぐらいずつお願いするのがベターです。

丸々まかせるのではなく、新郎新婦もサポートを

いざ幹事が決まったからといっても、絶対にしてはいけないのが「丸々まかせること」。式や披露宴の準備で忙しいとはいえ、新郎新婦もしなければいけないことはあります。まずは招待客リストの作成。これは新郎新婦にしかできない仕事ですからしなくてはいけません。また招待状発送も、住所が変わった、あるいはメールアドレスがわからないなどというトラブルを避けるためにも、常に新郎新婦がサポートする必要があります。

会場選びの際も、自分達がどんな二次会にしたいのかあらかじめ伝えておくことが大切。立食なのか着席スタイルなのか、料理やドリンクの内容はどうするのかなど、ある程度希望を伝えたほうが幹事も選びやすくなります。

予算についても気配りが大切です。基本的にゲストの会費集金や会場への支払いは幹事が行いますが、最初に必要な経費はある程度新郎新婦側で用意しておきましょう。あらかじめ用意しておかなければならない景品代や余興に関する備品代などの立て替えは新郎新婦側で行うとスムーズです。また最後に手渡すプチギフトは、基本的に新郎新婦で用意しておくものです。

いずれにしても二次会の準備は幹事にとってかなり時間と体力を要するもの。大変なことをお願いするという気持ちを忘れず、依頼から実際の準備のサポートまで常に配慮し続けることが重要です。また幹事の会費は免除する、あるいは新郎新婦が負担したほうがいいでしょう。二次会が終わって落ち着いたら、あらためてお礼を。「あなたのおかげでいい二次会になった」と、感謝の言葉でしっかりとお礼を伝えることが何よりも大切です。