二次会の幹事を任された…打合せってどうする！？

二次会幹事のお悩み解決！打ち合わせのタイミング

招待客リストアップや会場選びの打ち合わせを

打合せの時期やタイミングは、最初に決めておくのがスムーズです

二次会の準備は早ければ早いほうがいいもの。結婚式の日取りが決まったら、さっそく幹事をお願いして二次会の準備を始めましょう。当日の仕切りや進行は幹事にお任せするにしても、準備の段階では新郎新婦とのきめ細やかな打ち合わせが必要です。ではどんな打ち合わせを、どのタイミングでするのがベストなのでしょうか？

まず最初に幹事と新郎新婦がする打ち合わせは、招待客のリストアップです。何人くらい呼びたいのか、また招待状を送るにあたっては招待客の住所などの連絡先を幹事が把握しておく必要もあります。人数がだいたい決まったら、会場を探します。これも、ある程度新郎新婦の要望を聞く必要があるので、招待客が決まったらその人数に合わせた会場をピックアップし、その中から打ち合わせて選ぶことが大切です。またある程度選んだら、新郎新婦と幹事と一緒に店へ下見に行きましょう。実際に見ておかないと、あとでトラブルのもとになります。また下見の時にできれば店の人と、料理や備品などの打ち合わせも行えたらベストです。こうした打ち合わせはできれば二次会の半年前に、遅くとも４ヶ月くらい前には済ませておきましょう。

会計担当者や余興担当者とも綿密な打ち合わせが必要

３ヶ月前にやること

３ヶ月くらい前には、会計担当者や余興担当者を決定し、それぞれに打ち合わせをする必要があります。特に会計担当者とは、当日の集金方法や、事前に必要な備品の購入などきめ細やかに決めておくことが重要です。また備品購入にあたっては事前にお金が必要ですので、それを新郎新婦が負担するのかどうかというのも決める必要があります。会計担当者との打ち合わせは、新郎新婦も同席することがベターです。

２ヶ月前にやること

２ヶ月くらい前には招待状を発送しましょう。この場合も、最終的な招待客の決定を新郎新婦と打ち合わせる必要があります。招待し忘れていないか、あるいは人数が多すぎないかどうかなど、発送前にもう一度確認をしましょう。

余興についてもこのくらいから準備を始めることが大切です。まずは余興をお願いする人の選出。余興をお願いする人が決まったら、その人達がどんな余興をしてくれるのか打ち合わせを。また全員参加のゲームについては、どんなゲームにするのか、景品はどんな内容にするのかを話し合う必要があります。特に景品内容については、新郎新婦のアイデアを反映したいもの。１点豪華主義でいくのか、または全員に行き渡るようにするのか、あるいは新郎新婦の家で手作り料理を振る舞う特典など、ユニークな景品にするのかはこの段階でよく話し合って決めておきましょう。また、余興以外にも挨拶や乾杯の音頭は誰に頼むのか、このあたりで新郎新婦と話し合うことが必要です。